Conditions Générales de Services

Dispositions liées aux services proposés — Version 2026

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après « CGS ») régissent l’ensemble des relations contractuelles entre PeoplePay SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, ayant son siège social Drève Richelle 161/25 – 1410 Waterloo, inscrite à la BCE sous le numéro BE0769.775.865 (ci-après « PeoplePay »), et tout client ayant conclu une Convention d’affiliation avec elle (ci-après « la Convention »).

Les présentes CGS prévalent sur toutes conditions générales d’achat ou tout autre document émanant du client, sauf dérogation expresse, écrite et signée par les deux parties. Toute commande ou souscription de services vaut acceptation sans réserve des présentes CGS.

Toutes les prestations de PeoplePay constituent des obligations de moyens, sauf stipulation contraire expresse. PeoplePay s’engage à mettre en œuvre la diligence et la compétence d’un prestataire normalement qualifié dans son domaine, mais ne garantit aucun résultat déterminé.

Article 1 : Objet de la Convention de Collaboration

Le client désigne PeoplePay comme prestataire de services pour remplir ses obligations légales en tant qu’employeur envers l’Office national de la sécurité sociale (ci-après « ONSS ») et l’administration du Précompte Professionnel. Toutes les autres activités effectuées par PeoplePay pour le compte du client — notamment le calcul du salaire et l’administration du personnel — sont régies par les dispositions légales relatives à la sous-traitance de travaux et de services et constituent des obligations de moyens.

Article 2 : Actions de PeoplePay auprès de l’ONSS et du Précompte Professionnel

2.1. Le client accorde à PeoplePay une procuration spéciale pour remplir toutes les obligations envers l’ONSS et l’administration du Précompte Professionnel en son nom et pour son compte. Une copie de ces procurations fait partie intégrante de la Convention d’affiliation.

Le client établi à l’étranger, mais qui emploie des salariés en tant qu’employeur en Belgique, est tenu de désigner un mandataire supplémentaire en Belgique. Cet agent doit disposer d’une adresse en Belgique à laquelle l’ONSS peut envoyer des documents officiels et où la signification peut être effectuée. Tant que le client n’a pas désigné cet agent, PeoplePay se réserve le droit de suspendre l’exécution de la Convention sans que cette suspension puisse engager sa responsabilité à quelque titre que ce soit.

PeoplePay ne peut être tenu responsable que des excédents de cotisations sociales payés à l’ONSS pendant la même période que le délai de prescription légal de la demande de remboursement de ces cotisations sociales par le client. Passé ce délai légal de prescription, PeoplePay ne pourra en aucun cas être tenu responsable de ce trop-perçu de cotisations sociales.

2.2. Conformément à l’article 31quater de la loi du 29 juin 1981 portant principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs (ONSS), la présente Convention régit le contenu et la portée temporelle du mandat relatif aux formalités de sécurité sociale (DIMONA, DMFA, DRS Chômage, DRS Indemnités) conformément aux accords conclus entre les parties.

Article 3 : Extension des services

3.1. En ce qui concerne l’Office national des pensions et l’Institut national d’assurance maladie et invalidité, PeoplePay agit en tant que mandataire du client pour le paiement de la contribution spéciale que ce dernier, en tant qu’employeur, doit à ces institutions.

À l’égard des tiers (salariés du client, institutions gouvernementales, etc.), PeoplePay agit en tant que mandataire du client, le cas échéant, pour le recouvrement des montants indûment payés qui ont été attribués à ces tiers à la suite d’une mauvaise exécution de la commande du client par PeoplePay. À cette fin, le client accorde irrévocablement à PeoplePay une procuration pour engager des poursuites judiciaires et conclure des transactions. Le client s’engage à suspendre sa réclamation contre PeoplePay pour la période pendant laquelle PeoplePay tente de récupérer les montants indus.

3.2. Les parties conviennent expressément de limiter le contrat de mandat, et donc la représentation du client par PeoplePay, aux seuls cas énumérés de manière exhaustive dans la présente Convention. Toute extension du périmètre de représentation requiert un accord écrit préalable entre les parties.

OBLIGATIONS DU CLIENT

Article 4 : Fourniture d’informations

La représentation du client par PeoplePay et l’exécution du travail convenu se font exclusivement conformément aux informations que le client fournit à PeoplePay. Le client s’engage à fournir à PeoplePay toutes les informations correctes, complètes et nécessaires en temps opportun.

La responsabilité de l’exhaustivité, de l’exactitude et de la communication en temps opportun de ces informations incombe exclusivement et entièrement au client. PeoplePay n’est pas tenu de surveiller, de contrôler ou de vérifier le contenu, l’exhaustivité et l’exactitude des données que le client lui fournit.

En cas de déclaration Dimona électronique via Mpleo, le client enregistrera la déclaration d’un nouvel emploi dans le système Mpleo au moins 2 heures ouvrables avant le début de l’engagement, faute de quoi la notification sera considérée comme tardive et PeoplePay décline toute responsabilité pour les conséquences en résultant.

Si les informations incorrectes, incomplètes ou tardives du client donnent lieu à la constatation d’une infraction à la loi, cette infraction constitue une erreur personnelle du client. PeoplePay n’exercera ses activités que dans la stricte limite des informations fournies et n’assume aucune responsabilité envers les organismes officiels, les tiers ou les salariés du client en ce qui concerne l’exactitude, l’exhaustivité ou la pertinence des informations qui lui sont fournies par le client. Toute amende, sanction administrative, majoration de cotisation ou pénalité résultant d’informations incorrectes ou tardives du client est à charge exclusive de ce dernier.

Article 5 : Moyens financiers

Afin de pouvoir payer les sommes dues à l’ONSS, à l’Office national des pensions des employés, à l’Institut national de l’assurance maladie et invalidité et à l’administration des impôts directs, le client reçoit en temps opportun les informations nécessaires sous la forme d’un document mentionnant les montants dus aux organismes officiels.

Le client est personnellement et exclusivement responsable des conséquences de tout retard de paiement des sommes dues à l’ONSS et/ou au SPF Finances (Précompte professionnel). PeoplePay n’est pas obligé d’envoyer des rappels ou des avertissements spéciaux à cet effet. Toutes les sanctions, amendes, majorations ou intérêts de retard résultant du non-respect des délais de paiement sont entièrement à la charge du client, sans recours possible contre PeoplePay.

Si PeoplePay est chargé de payer des sommes aux salariés du client ou à des tiers, le client met les ressources financières nécessaires à la disposition de PeoplePay en temps opportun, et au plus tard la veille de la date de paiement prévue. À cette fin, le client peut accorder à PeoplePay une procuration bancaire. Tant que les ressources financières nécessaires ne sont pas mises à disposition, PeoplePay ne procèdera pas au paiement et décline toute responsabilité pour les conséquences qui en découlent, y compris les sanctions légales, pénalités conventionnelles ou dommages subis par les salariés. Le client remboursera également à PeoplePay tous les frais administratifs supplémentaires résultant d’une disponibilité tardive de ses fonds.

Article 5 bis : Caution et frais de clôture

À la signature de la Convention d’affiliation, le client verse à PeoplePay une caution d’un montant défini dans les conditions particulières (ci-après « la Caution »). Cette Caution est destinée à garantir le paiement de l’ensemble des sommes qui pourraient rester dues par le client à PeoplePay à l’issue de la Convention, quelle qu’en soit la cause de cessation.

À la clôture de la Convention, PeoplePay impute sur la Caution, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’ensemble des frais de clôture, notamment : les frais de gestion de la dernière période, les frais d’export et de transfert des données vers le nouveau prestataire, les frais administratifs de sortie, les éventuelles pénalités contractuelles dues, et plus généralement toute somme restant due au titre de la Convention. PeoplePay adresse au client un décompte de clôture détaillé dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la fin effective de la Convention.

Si le solde de la Caution excède les sommes dues après imputation, l’excédent est restitué au client dans un délai de 30 jours ouvrables suivant l’envoi du décompte de clôture, à condition que toutes les sommes dues aient été intégralement réglées et que le client ait fourni l’ensemble des informations nécessaires à la clôture des dossiers en cours. Si les sommes dues excèdent le montant de la Caution, le solde restant est immédiatement exigible du client.

La Caution n’est pas productive d’intérêts au bénéfice du client. Elle ne peut en aucun cas être considérée par le client comme un moyen de paiement des factures courantes, ni faire l’objet d’une compensation unilatérale de la part du client. Toute tentative de compensation unilatérale par le client est nulle de plein droit.

Article 6 : Ordre de salaire

6.1. Afin de fournir les informations visées dans les présentes CGS, le client utilisera uniquement et exclusivement le logiciel Mpleo mis à sa disposition par PeoplePay. La saisie via des formulaires papier PeoplePay n’est acceptée qu’à titre exceptionnel et sous réserve du consentement préalable écrit de PeoplePay. Les frais liés à la saisie des données dans ce cadre sont à la charge du client et font l’objet d’un accord séparé. PeoplePay décline toute responsabilité en cas d’utilisation par le client d’un autre logiciel ou canal que ceux mis à sa disposition.

6.2. Une saisie de données partielle ou incomplète n’est pas acceptée par PeoplePay comme un ordre de salaire valide. Les documents partiels sont acceptés uniquement pour les exercices liés à la sortie d’un salarié et pour les corrections d’ordres de salaire antérieurs, à la suite d’un contrôle du client. Dans tous les cas, ces demandes spéciales doivent être signées par une personne habilitée du client pour être considérées comme valables.

Article 7 : Vérification des résultats et du calcul du salaire

Après chaque calcul de paie, le client reçoit les résultats sous la forme d’états de salaires standardisés. Ces documents donnent un aperçu des calculs de paie par période de paiement et par salarié. Si le client estime que le résultat du calcul ne correspond pas à sa demande et/ou aux données qu’il a communiquées à PeoplePay, il doit en avertir son gestionnaire dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 8 jours ouvrables suivant la réception des états de salaires. En l’absence de réaction dans ce délai, l’accord du client sur ces bulletins de paie est irréfutablement et définitivement présumé. Cette présomption est opposable à PeoplePay ainsi qu’à des tiers tels que les services d’inspection, les salariés du client, etc. Seules les corrections expressément acceptées par PeoplePay seront réalisées sans frais supplémentaires.

Article 8 : Paiement des frais de gestion et de dossier

8.1. Le client s’engage à payer les frais de gestion et de dossier ainsi que les tarifs convenus tels que décrits dans la Convention d’affiliation. Les frais de dossier sont facturés au début de la collaboration tandis que les frais de gestion sont facturés mensuellement. Les frais de gestion constituent la rétribution des activités que PeoplePay effectue pour le client dans le cadre de cette Convention. Sauf indication contraire, ils comprennent un montant fixe par mois et un montant par fiche de paie réalisée. Le nombre moyen de fiches de paie est déterminé lors de la signature de la Convention.

Les frais de gestion et les tarifs convenus peuvent être ajustés en fonction des effectifs, du mode de paiement ou de l’indexation annuelle. Certaines modifications de la réglementation légale imposant de nouvelles obligations au client peuvent faire l’objet d’un accord complémentaire entraînant une modification des frais. L’augmentation annuelle des frais de gestion ne dépassera pas l’indice santé + 1 % sur une base annuelle.

8.2. La TVA applicable est due sur les frais de gestion et les tarifs convenus. Les factures sont payables au comptant, sans escompte, dans un délai de 7 jours calendriers à compter de la date de facturation. Les affectations relatives à des travaux sur des périodes antérieures déjà clôturées sont toujours facturées séparément.

OBLIGATIONS DE PEOPLEPAY

Article 9 : Exécution de l’ordre de salaire

PeoplePay calcule les salaires bruts spécifiés des salariés en salaires nets pour le compte du client. PeoplePay ne peut se substituer au client pour déterminer le salaire brut à prendre en compte dans le calcul. Le client est seul responsable des informations communiquées, de la détermination et du suivi du salaire brut, incluant les indexations et augmentations de salaire.

PeoplePay peut également conseiller le client sur la Commission paritaire applicable, en fonction des principales activités exercées et communiquées par le client. Ces conseils sont purement indicatifs et ne constituent pas une obligation de résultat. PeoplePay ne peut être tenu responsable des conséquences d’une décision d’une autorité selon laquelle le client relèverait d’une autre commission paritaire que celle initialement indiquée.

Article 10 : Paiement du salaire et bulletin de paie

Au nom du client et sur base de la procuration accordée, PeoplePay peut, à la demande expresse du client, payer les salaires calculés aux salariés du client par virement bancaire sur le compte du salarié. Avant chaque paiement, PeoplePay prépare un relevé de paie standardisé remis au client.

Tout paiement de salaire par PeoplePay est conditionné à la réception préalable d’un ordre de paie validé et à la mise à disposition des ressources financières nécessaires par le client en temps voulu. PeoplePay n’est en aucun cas responsable si, par la faute du client, le salaire ne peut être payé dans les délais prévus au contrat de travail ou par la loi.

Le paiement des salaires et la préparation des bulletins de salaire par PeoplePay ne visent pas à éteindre les obligations légales propres du client en tant qu’employeur. Le client reste entièrement et personnellement responsable envers ses salariés et tout tiers. Toute réclamation exercée directement contre PeoplePay par un salarié ou un tiers en lien avec ces obligations sera rejetée comme non fondée.

Article 11 : Réalisation de missions de programmation spécifiques

Les demandes spécifiques que PeoplePay reçoit du client peuvent nécessiter une programmation spécifique de l’outil mis à disposition. Les conditions et le prix de ces développements feront l’objet d’une offre distincte soumise à l’accord préalable écrit du client. PeoplePay se réserve le droit de refuser ou de mettre fin à la collaboration si ces demandes s’avèrent techniquement irréalisables ou incompatibles avec ses systèmes.

Article 12 : Missions diverses

Pour le compte du client, PeoplePay effectue un certain nombre de formalités vis-à-vis d’institutions publiques ou privées reconnues, chargées de la gestion d’un secteur de la sécurité sociale, ainsi que des formalités sans rapport direct avec la sécurité sociale mais liées aux obligations de l’employeur. Ces formalités sont listées dans le document « Déclaration des Prestations et Prix », qui fait partie intégrante de la Convention d’affiliation.

Article 13 : Documents sociaux

PeoplePay établit les documents sociaux pour le compte du client. L’établissement des comptes individuels est géré par PeoplePay sur la base des données des calculs de paie. PeoplePay livre ces documents par voie électronique aux boîtes mail sécurisées des membres désignés de l’entreprise cliente.

Article 13 bis : Mise à disposition électronique des documents

Pour le compte du client, les documents sont mis à disposition par voie électronique au client et, le cas échéant, aux salariés du client. La fourniture électronique de documents par PeoplePay aux salariés du client ne vise pas à éteindre les obligations légales propres du client en tant qu’employeur. Le client reste seul responsable du respect de ses obligations légales de remise des documents sociaux à ses salariés.

Article 14 : Cadre juridique

PeoplePay propose au client des conseils personnalisés dans le cadre de la mission de calcul du salaire et de gestion du personnel, afin de l’assister dans les aspects juridiques du calcul de la paie et de l’administration du personnel. Sur simple demande, le client peut obtenir des extraits de textes juridiques, de conventions collectives de travail ou d’autres textes pertinents issus de la base de données juridique de PeoplePay.

PeoplePay ne peut être tenu responsable du fait que ces informations seraient incomplètes, ou qu’elles représentent des interprétations non confirmées ultérieurement par la jurisprudence ou la doctrine. PeoplePay est tenu d’une stricte obligation de moyens quant aux conseils dispensés et aux informations spécifiques communiquées au client. Ces conseils ne constituent en aucun cas des avis juridiques au sens de la loi relative à la profession d’avocat et ne sauraient se substituer à ceux d’un conseil juridique qualifié.

Article 15 : Confidentialité des données

15.1. PeoplePay s’engage à traiter toutes les informations fournies par le client dans le cadre de l’exécution de la Convention dans la plus stricte confidentialité, conformément au RGPD. PeoplePay prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher tout traitement non autorisé des données personnelles traitées. PeoplePay et le client désignent chacun une ou plusieurs personnes de contact ; la demande et/ou la fourniture de données ne peut être effectuée que par ces personnes. PeoplePay se réfère à sa politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGS.

15.2. À moins que le client ne s’y oppose expressément par écrit, les données agrégées et anonymisées des salariés peuvent être utilisées à des fins d’étude et de recherche, dont les résultats peuvent être rendus disponibles. PeoplePay garantit que ces données seront traitées de manière absolument non identifiable. Le client s’engage à informer ses salariés que leurs données sont traitées à des fins de paie, de gestion du personnel et, le cas échéant, à des fins d’étude et de recherche anonymisée. En cas de saisie-arrêt, d’accord salarial ou d’ordonnance légale d’une autorité compétente, les données peuvent également être utilisées aux fins prévues par la loi.

Article 16 : Comportement de PeoplePay à la résiliation du contrat de travail d’un salarié

Après la fin du contrat de travail entre le client et son salarié, PeoplePay prépare les documents sociaux selon les obligations et délais légaux et les remet par voie électronique au client. PeoplePay fournit également au client toutes les données administratives dont il a besoin pour poursuivre la mise en œuvre de ses formalités légales d’emploi. PeoplePay n’est pas responsable des conséquences d’une communication tardive ou erronée imputable au client ou au salarié concernant la date ou les modalités de la fin du contrat.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 17 : Responsabilité de PeoplePay — Limitation et plafonnement

CLAUSE ESSENTIELLE — Librement négociée entre professionnels dans le cadre d’une relation B2B, reflétant l’équilibre économique de la Convention.

17.1 – Obligation de moyens. Dans la mesure où PeoplePay dispose de l’exclusivité de la mission, PeoplePay est réputé avoir contracté une obligation de moyens. PeoplePay n’est responsable que s’il est démontré qu’il n’a pas rempli ses obligations en raison d’une faute prouvée dans l’exécution de ses prestations, appréciée par rapport au comportement d’un prestataire normalement diligent et compétent dans le secteur des secrétariats sociaux.

17.2 – Exclusion des dommages indirects. En tout état de cause, la responsabilité de PeoplePay est strictement limitée aux dommages directs, immédiats et prouvés résultant de sa faute. PeoplePay ne peut être tenu responsable d’aucun dommage indirect, consécutif ou immatériel, y compris notamment : perte de chiffre d’affaires, perte de bénéfices escomptés, perte de clientèle, perte ou altération de données, atteinte à la réputation ou à l’image, préjudice commercial ou financier, augmentation des frais généraux, conséquences d’un mouvement social, coûts d’intervention d’un prestataire tiers, perte d’investissement. Cette exclusion s’applique même si PeoplePay a été informé de la possibilité de tels dommages.

17.3 – Plafonnement général de la responsabilité. La responsabilité totale et cumulée de PeoplePay envers le client, au titre de l’ensemble des réclamations survenues au cours d’une même année civile, tous chefs de préjudice confondus, est plafonnée au montant des frais de gestion nets hors TVA effectivement facturés et encaissés par PeoplePay au cours des 12 mois précédant l’événement dommageable, ou, si la relation contractuelle est plus récente, au total des frais facturés depuis la signature de la Convention.

17.4 – Limitation en cas de faute lourde. Conformément aux dispositions du Livre 5 du Code civil belge (art. 5.89) et à la liberté contractuelle reconnue entre professionnels, les parties conviennent expressément et délibérément que le plafonnement prévu à l’article 17.3 s’applique également en cas de faute lourde (négligence grossière) de PeoplePay ou de ses préposés, auxiliaires ou sous-traitants. Seule la faute intentionnelle (dol) de PeoplePay est exclue du champ d’application de cette limitation. Le client reconnaît avoir accepté cette clause en contrepartie des conditions tarifaires proposées.

17.5 – Correction en nature prioritaire. Lorsque la faute de PeoplePay est établie, PeoplePay se réserve le droit de corriger l’erreur à ses frais, prioritairement à toute indemnisation pécuniaire. Lorsque PeoplePay procède à cette correction, le client renonce à toute indemnité, sauf démonstration d’un préjudice résiduel direct.

17.6 – Délai de réclamation contractuel. Toute réclamation du client à l’encontre de PeoplePay doit être adressée à PeoplePay par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 3 mois à compter du jour où le client a eu connaissance ou aurait raisonnablement dû avoir connaissance du fait dommageable, sous peine de forclusion absolue et de déchéance définitive de tout droit à indemnisation. Le délai de prescription contractuelle global des actions en responsabilité contre PeoplePay est fixé à 1 an à compter de l’événement dommageable, nonobstant tout délai légal plus long. Le client reconnaît que ces délais sont justifiés par la nature des obligations de PeoplePay et par la nécessité de garantir la sécurité juridique des deux parties.

17.7 – Assurance professionnelle. PeoplePay s’engage à maintenir, pendant toute la durée de la Convention, une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages prouvés résultant de ses fautes dans l’exécution de ses obligations. Une attestation d’assurance sera fournie sur simple demande écrite du client.

17.8 – Sécurité des systèmes. PeoplePay s’engage à utiliser des systèmes de sécurité conformes aux évolutions technologiques et à mettre tout en œuvre pour assurer la continuité du service. PeoplePay se réserve néanmoins le droit d’interrompre l’accès au service pour des raisons de maintenance ou d’installation, pour une durée raisonnable et sans obligation d’indemnisation.

17.9 – Dysfonctionnements tiers. PeoplePay ne peut être tenu responsable des dommages résultant directement ou indirectement d’un dysfonctionnement des équipements du client, d’interruptions de télécommunications de tiers, ou de toute interruption du service imputable à des causes indépendantes de sa volonté.

Article 18 : Traitement des données personnelles (RGPD)

18.1. Le traitement des données à caractère personnel sera conforme au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

18.2. Dans le cadre de l’exécution des services, le client transfère à PeoplePay des données personnelles. PeoplePay traite ces données exclusivement aux fins prévues dans la Convention, notamment : administration du personnel, calcul des salaires, déclarations DIMONA et DMFA, déclarations aux institutions non gouvernementales, signalement des risques sociaux, déclaration Belcotax, gestion des saisies-cessions sur salaires, et toutes fins expressément convenues par écrit.

18.3. PeoplePay ne transférera pas de données personnelles à un tiers, sauf instruction explicite du client ou nécessité de traitement par des sous-traitants agréés. PeoplePay conclura avec chaque sous-traitant un accord écrit contenant des obligations de protection au moins équivalentes aux présentes CGS.

18.4. PeoplePay a nommé un délégué à la protection des données (DPO), joignable à l’adresse : dpo@peoplepay.be ou Drève Richelle 161/25 – 1410 Waterloo.

18.5. En cas de violation de données personnelles, PeoplePay en informera le client sans délai injustifié et au plus tard dans les 48 heures suivant la détection, afin de permettre au client de satisfaire à ses obligations déclaratives auprès de l’Autorité de protection des données (APD). PeoplePay et le client coopèreront pleinement à l’enquête.

18.6. En tant que responsable du traitement, le client garantit la licéité du traitement des données personnelles fournies à PeoplePay. Le client s’assure d’avoir correctement informé les personnes concernées et d’avoir collecté les données en conformité avec la législation applicable. Toute violation RGPD imputable aux données ou aux instructions fournies par le client engage la seule responsabilité de ce dernier.

18.7. Dès la résiliation de la Convention et après expiration des délais légaux de conservation, PeoplePay supprimera ou anonymisera toutes les données personnelles présentes sur ses systèmes (hors archives légalement requises). Durant les périodes de conservation réglementaires, PeoplePay conserve ces données de manière sécurisée.

18.8. Toute personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : Rue de la Presse 35 – 1000 Bruxelles – contact@apd-gba.be – 02/274.48.00 – www.autoriteprotectiondonnees.be.

Article 19 : Facturation des frais de gestion et pénalités de retard

Les frais de gestion, d’administration et la TVA due sont facturés par PeoplePay et payables au comptant, sans escompte, dans un délai de 7 jours calendriers à compter de la date de facturation.

En cas de non-paiement à l’échéance, des intérêts moratoires sont dus de plein droit et sans mise en demeure, au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (transposant la Directive 2011/7/UE). Une indemnité forfaitaire sera également due de plein droit, sans mise en demeure, équivalente à 10 % des sommes en souffrance (frais de gestion + TVA), avec un minimum de 150,00 €, à titre de clause pénale couvrant les frais administratifs et de recouvrement, à partir du 30e jour suivant la date de facturation.

Si le client ne paie pas les frais de gestion et la TVA, PeoplePay a le droit, après notification écrite, de suspendre l’ensemble des travaux pour le client jusqu’au 14e jour suivant le paiement intégral. En cas de non-paiement répété, PeoplePay peut résilier la Convention de plein droit et sans préavis, aux frais et torts du client. PeoplePay informera le client par écrit de la date à partir de laquelle la Convention est considérée comme dissoute. Dans ce cas, les frais de résiliation prévus à l’article 21 sont applicables. Toutes les conséquences liées à la suspension ou à la résiliation relèvent de la responsabilité exclusive du client. Les frais de gestion restent dus pendant la période de suspension.

En cas de contestation d’une facture, le client doit en informer PeoplePay par écrit dans un délai de 8 jours calendriers suivant sa réception. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée sans réserve.

Article 20 : Durée de la Convention d’affiliation

La Convention d’affiliation est conclue pour une durée de trois (3) années civiles complètes, augmentée de la période comprise entre la date de signature et la fin de l’année civile en cours. Par la suite, elle est renouvelée tacitement d’année en année, sauf résiliation conformément à l’article 21 des présentes CGS.

Article 21 : Résiliation de la Convention d’affiliation

21.1 – Résiliation ordinaire. Chacune des parties peut mettre fin à la Convention par lettre recommandée avec accusé de réception, au plus tard 6 mois avant la fin de l’année civile en cours. Dans ce cas, les obligations des deux parties prennent fin le dernier jour de l’année civile au cours de laquelle la lettre de résiliation a été envoyée. PeoplePay peut encore effectuer, après cette date, les activités liées à l’année précédente nécessaires à la clôture de la période, à condition que le client lui fournisse les informations nécessaires.

21.2 – Modification unilatérale par PeoplePay. PeoplePay peut modifier unilatéralement les dispositions de la Convention, avec notification écrite préalable au client. Après réception de ce courrier, le client dispose d’un délai de 30 jours calendriers pour résilier la Convention par lettre recommandée, sans frais de résiliation anticipée. Le contrat prend fin le dernier jour de l’année civile en cours.

21.3 – Résiliation pour manquement grave. Les deux parties peuvent résilier la Convention avec effet immédiat et sans indemnité en cas de manquement grave non remédié de l’autre partie dans un délai de 15 jours ouvrables suivant mise en demeure écrite. La Convention est automatiquement résiliée sans indemnité à la charge de PeoplePay en cas de décès, d’insolvabilité apparente, de dissolution ou de faillite du client. En cas d’insolvabilité apparente ou de faillite du client, la Convention prend fin de plein droit dès l’interruption des paiements à PeoplePay.

21.4 – Indemnité de résiliation anticipée. En cas de résiliation unilatérale anticipée sans respect du délai de préavis de 6 mois, ou de résiliation aux torts de l’une des parties, la partie résiliante doit à l’autre une indemnité forfaitaire de résiliation égale à 3 fois les frais de gestion mensuels moyens calculés sur les 6 derniers mois précédant la résiliation, hors TVA. Cette indemnité est due en sus des sommes déjà facturées et impayées.

21.5 – Transfert des données à la sortie. À l’issue de la Convention, quelle qu’en soit la cause, PeoplePay transmettra au client ou à son nouveau prestataire les données en sa possession dans un format standard, dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la réception d’une demande écrite et le paiement intégral de toutes sommes dues. Les frais de transfert et d’exportation des données sont à charge exclusive du client selon le tarif en vigueur.

Article 22 : Force majeure et imprévision

22.1. PeoplePay est libéré de ses obligations en cas de force majeure au sens de l’article 5.226 du Code civil belge. Sont notamment considérés comme cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : incendie, dommages aux bâtiments, catastrophes naturelles, actes terroristes, grèves générales ou sectorielles, pandémies, problèmes techniques ou pannes informatiques graves affectant les systèmes de PeoplePay ou de ses prestataires essentiels, décisions gouvernementales ou réglementaires imposant une suspension ou une modification des services.

22.2. La partie invoquant la force majeure doit en informer l’autre partie sans délai par écrit, avec indication de la nature et de la durée prévisible de l’empêchement. Si l’empêchement se prolonge au-delà de 60 jours calendriers, chaque partie peut résilier la Convention sans indemnité, moyennant un préavis écrit de 15 jours.

22.3. En cas de changement de circonstances imprévisible rendant l’exécution de la Convention excessivement onéreuse pour PeoplePay, les parties s’engagent à renégocier de bonne foi les conditions du contrat dans un délai de 30 jours. À défaut d’accord, PeoplePay peut demander la résolution ou l’adaptation judiciaire du contrat conformément à l’article 5.74 du Code civil belge.

Article 23 : Règlement des différends

23.1. La présente Convention est régie et interprétée exclusivement conformément au droit belge.

23.2. En cas de différend relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la Convention, les parties s’engagent à rechercher préalablement une solution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du différend par lettre recommandée avec accusé de réception.

23.3. À défaut de règlement amiable dans ce délai, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon (Nivelles) seront seuls et exclusivement compétents pour connaître de tout litige, nonobstant pluralité de défendeurs ou d’appels en garantie, y compris en référé et en matière conservatoire.

Article 24 : Dispositions diverses

24.1 – Divisibilité. Si une ou plusieurs clauses des présentes CGS venaient à être déclarées nulles, inapplicables ou inopposables par une juridiction compétente, les autres dispositions demeureront pleinement en vigueur. Les parties s’engagent à remplacer la clause nulle par une disposition valide se rapprochant le plus possible de l’intention initiale.

24.2 – Non-renonciation. Le fait pour PeoplePay de ne pas se prévaloir à un moment donné d’une clause des présentes CGS ne saurait valoir renonciation à s’en prévaloir ultérieurement, ni créer un précédent ou une pratique contractuelle opposable.

24.3 – Intégralité de l’accord. Les présentes CGS, la Convention d’affiliation et ses annexes constituent l’intégralité de l’accord entre les parties et remplacent tout accord antérieur, écrit ou oral, portant sur le même objet.

24.4 – Modification des CGS. PeoplePay se réserve le droit de modifier les présentes CGS à tout moment, avec un préavis de 30 jours calendriers notifié au client par tout moyen écrit. L’absence de résiliation dans ce délai vaut acceptation des nouvelles conditions.

24.5 – Notifications. Toute notification contractuellement requise sera effectuée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par courrier électronique avec confirmation de lecture, aux coordonnées mentionnées dans la Convention. La date de réception effective fait foi.

PeoplePay SRL – Conditions Générales de Services – Version 2026