Conditions générales
Dispositions liées aux services proposés
Article 1 : Objet de la Convention de Collaboration
Le client désigne PeoplePay comme prestataire de services pour remplir ses obligations légales en tant qu’employeur envers l’Office national de la sécurité sociale (ci-après « ONSS ») et l’administration du Précompte Professionnel. Toutes les autres activités, telles que le calcul du salaire et l’administration du Personnel effectuées par PeoplePay pour le compte du client, sont régies par les dispositions légales relatives à la sous-traitance de travaux et de services.
Article 2 : Actions de PEOPLEPAY auprès de l’ONSS et du Précompte professionnel
2.1. Le client accorde à PeoplePay une procuration spéciale pour remplir toutes les obligations envers l’ONSS et l’administration du Précompte Professionnel en son nom et pour son compte. Une copie de ces procurations fait partie intégrante de la convention d’affiliation.
Le client établi à l’étranger, mais qui emploie des salariés en tant qu’employeur en Belgique, est tenu de désigner un mandataire supplémentaire en Belgique. Cet agent doit choisir un lieu de résidence en Belgique auquel l’ONSS peut envoyer des documents officiels et où la signification peut être effectuée. Tant que le client n’a pas désigné cet agent, l’exécution de cet accord sera suspendue.
PeoplePay ne peut être tenu responsable que des excédents de cotisations sociales payés à l’ONSS pendant la même période que le délai de prescription de la demande de remboursement de ces cotisations sociales par le client. Passé ce délai, PeoplePay ne pourra en aucun cas être tenu responsable de ce trop perçu de cotisations sociales par l’administration.
2.2. Conformément à l’article 31quater de la loi du 29 juin 1981 portant principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs (ONSS), la présente convention régit le contenu et la portée temporelle du mandat relatif aux formalités de sécurité sociale auquel l’employeur est tenu à l’égard des institutions de sécurité sociale : Le client confie à PeoplePay un mandat dans le cadre des obligations de sécurité sociale (telles que DIMONA, DMFA, DRS Chômage et DRS Indemnités) conformément aux accords conclus entre les parties.
Article 3 : Extension des services
3.1. En ce qui concerne l’Office national des pensions et l’Institut national d’assurance maladie et invalidité, PeoplePay agit en tant que mandataire du client pour le paiement de la contribution spéciale que ce dernier en tant qu’employeur doit à ces institutions.
A l’égard des tiers (salariés du client, institutions gouvernementales, …), PeoplePay agit en tant que mandataire du client, le cas échéant, pour le recouvrement des montants indûment payés qui ont été attribués à ces tiers à la suite d’une mauvaise exécution de la commande du client par PeoplePay. À cette fin, le client accorde irrévocablement à PeoplePay une procuration pour engager des poursuites judiciaires et conclure des transactions. Le client s’engage à suspendre sa réclamation contre PeoplePay pour la période pendant laquelle PeoplePay tente de récupérer les montants indus.
3.2. Il est de la volonté expresse des parties contractantes de limiter le contrat de mandat, et donc la représentation du client par PeoplePay, aux cas énumérés de manière exhaustive dans le présent contrat.
Obligations du client
Article 4 : Fourniture d’informations
La représentation du client par PeoplePay et l’exécution du travail convenu se fait conformément aux informations que le client fournit à PeoplePay. Le client s’engage à fournir à PeoplePay toutes les informations correctes nécessaires en temps et en heures. La responsabilité de l’exhaustivité, de l’exactitude et de la communication en temps opportun de ces informations incombe uniquement au client. En cas de déclaration Dimona électronique via PeoplePay, le client enregistrera la déclaration d’un nouvel emploi dans le système PeoplePay au moins 2 heures avant le début de l’engagement, faute de quoi la notification pourra être considérée comme tardive. PeoplePay n’est pas tenu de surveiller le contenu, l’exhaustivité et l’exactitude des données que le client lui fournit. Si les informations incorrectes, incomplètes ou tardives du client donnent lieu à la constatation d’une infraction à la loi et constituent une erreur personnelle de la part du client et PeoplePay n’exercera ces activités que dans la limite des informations fournies. PeoplePay n’assume aucune responsabilité envers les organismes officiels, les tiers ou les salariés du client en ce qui concerne l’exactitude des informations qui lui sont fournies par le client.
Article 5 : Moyens Financiers
Afin de pouvoir payer les sommes dues à l’ONSS, à l’Office national des pensions des employés, à l’Institut national de l’assurance maladie et invalidité et à l’administration des impôts directs, le client recevra les informations nécessaires en temps opportun. A cet effet, le client reçoit un document mentionnant les montants dus aux organismes officiels. Le client est personnellement responsable des conséquences du retard de paiement des sommes à l’ONSS et/ou au SPF Finances (Précompte professionnel). PeoplePay n’est pas obligé d’envoyer des rappels ou des avertissements spéciaux à cette fin. Toutes les sanctions ou amendes qui résulteraient du non-respect des délais, sont entièrement à la charge du client. Si PeoplePay est chargé de payer des sommes aux employés du client ou à des tiers, le client mettra les ressources financières nécessaires à la disposition de PeoplePay en temps opportun. À cette fin, le client peut accorder à PeoplePay une procuration bancaire. Tant que les ressources financières nécessaires ne sont pas mises à la disposition de PeoplePay, celui-ci ne procèdera pas au paiement. Si des sanctions ou des dommages et intérêts en découlent, la responsabilité du client est engagée. Le client devra également rembourser à PeoplePay les frais administratifs supplémentaires résultant d’une disponibilité tardive de ses fonds.
Article 6 : Ordre de salaire
6.1. Afin de fournir les informations visées dans les présentes conditions générales à PeoplePay, le client utilisera uniquement et exclusivement le logiciel que PeoplePay met à sa disposition à cette fin. La saisie de ces données peut être effectuée via des formulaires papier PeoplePay si nécessaire, sous réserve du consentement préalable de PeoplePay. Les frais liés à la saisie des données sont à la charge du client et font l’objet d’un accord séparé. PeoplePay se décharge de toute responsabilité en cas d’utilisation par le client d’un autre logiciel que celui mis à sa disposition.
6.2. Une saisie de données partielle ou incomplète n’est pas acceptée par PeoplePay comme un ordre de salaire valide. Les documents partiels sont acceptés pour les exercices liées à la sortie d’un salarié et pour les corrections d’ordre de salaire antérieurs, à la suite d’un contrôle du client sur les ordres de salaire. Dans tous les cas, ces demandes spéciales doivent être signées par le client pour être considérées comme valables.
Article 7 : Vérification des résultats et du calcul du salaire
Après chaque calcul de paie, le client PeoplePay reçoit les résultats de ce calcul sous la forme d’états de salaires standardisés. Ces documents donnent un aperçu des calculs de paie par période de paiement et par salarié. Si le client estime que le résultat du calcul ne correspond pas à sa demande et/ou aux données qu’il a communiquées à PeoplePay, il devra en avertir son gestionnaire dans les plus brefs délais. En l’absence de réponse, l’accord du client sur ces bulletins de paie est irréfutablement présumé. Cette présomption s’applique à PeoplePay ainsi qu’à des tiers tels que les services d’inspection du gouvernement, les employés du client, etc. Seules les corrections acceptées par PeoplePay seront alors réalisées sans frais supplémentaires.
Article 8 : Paiement des frais de gestion et de dossier
8.1. Le client s’engage à payer les frais de gestion et de dossier ainsi que les tarifs convenus tels que décrits dans la convention d’affiliation. Les frais de dossier sont facturés au début de la collaboration tandis que les frais de gestion sont facturés mensuellement. Les frais de gestion sont une rétribution pour les activités que PeoplePay effectue pour le client dans le cadre de cette convention. Sauf indication contraire, les frais administratifs sont un montant fixe par mois et un montant par fiche de paie réalisée. Le nombre moyen de fiche de paie du client est déterminé une première fois au moment de la signature du contrat.
Les frais de gestion et les tarifs convenus peuvent être ajustés d’une part en fonction des effectifs et d’autre part en fonction du mode de paiement mais également en fonction de l’indexation trimestrielle de ceux-ci. Certaines modifications de la réglementation légale peuvent faire l’objet d’un accord complémentaire entre le client et PeoplePay et peuvent entraîner une modification des frais de gestion et des prix convenus : il s’agit de modifications qui imposent de nouvelles obligations au client en tant qu’employeur ONSS, ou d’autres organismes publics chargés de la gestion d’un secteur de la sécurité sociale ou encore de l’administration du Précompte Professionnel. Les frais de gestion et les tarifs convenus évoluent avec les frais de fonctionnement.
8.2. La TVA est due sur les frais de gestion et les tarifs convenus. Ils sont payés par procuration bancaire, sauf indication contraire. Les affectations relatives à des travaux sur des périodes antérieures déjà clôturées sont toujours facturées séparément.
Obligations de PEOPLEPAY
Article 9 : Exécution de l’ordre de salaire
PeoplePay calcule les salaires bruts spécifiés des employés en salaires nets pour le compte du client. PeoplePay ne peut se substituer au client pour déterminer le salaire brut qui doit être pris en compte dans le calcul du salaire. Le client est responsable des informations communiquées, de la détermination et du suivi du salaire brut, comme les indexations et les augmentations de salaire. Le client peut également obtenir des informations verbales ou téléphoniques auprès de PeoplePay. PeoplePay conseille également le client sur la Commission paritaire auquel ce dernier pourrait relever, en fonction des principales activités que le client exerce et communique à PeoplePay. Les conseils de PeoplePay sont purement indicatifs. PeoplePay ne peut être tenu responsable des conséquences de la décision de l’Autorité selon laquelle le client relève d’une autre commission paritaire.
Article 10 : Paiement du salaire et bulletin de paie
Au nom du client et, à sa demande expresse, sur base de la procuration accordée, PeoplePay peut payer les salaires qu’il calcule aux employés du client. Conformément aux instructions du client, le paiement s’effectue par virement bancaire sur le compte bancaire ou postal du salarié. Avant chaque paiement final à l’employé, PeoplePay prépare un relevé de paie standardisé. Ces relevés de paie sont remis au client. Tout paiement de salaire par PeoplePay a lieu en fonction du moment auquel le client envoie un ordre de paie validé à PeoplePay et à la condition que le client fournisse les ressources financières nécessaires à temps. PeoplePay n’est donc pas responsable si, par la faute du client, le salaire ne peut être effectivement payé qu’en dehors de la période prévue soit dans le contrat de travail ou le règlement de travail du client, soit dans les dispositions légales applicables. Le paiement des salaires et la préparation du bulletin de salaire par PeoplePay ne visent pas à éteindre les obligations légales du client dans ce domaine. Le client en tant qu’employeur reste entièrement responsable de toute réclamation de tiers. Toute réclamation intentée contre PeoplePay sera nulle à cet égard.
Article 11 : Réalisation de missions de programmation spécifiques
Les demandes spécifiques (sous réserve d’une analyse et d’une faisabilité technique) que PeoplePay reçoit du client peuvent, dans certains cas, nécessiter une programmation spécifique de l’outil mis à disposition par PeoplePay. Les conditions et le prix auxquels celles-ci peuvent être réalisées pour le client feront l’objet d’une offre distincte. PeoplePay se réserve le droit de mettre fin à la collaboration si celles-ci sont irréalisables.
Article 12 : Missions diverses
Pour le compte du client, PeoplePay effectue un certain nombre de formalités d’une part vis-à-vis d’un certain nombre d’institutions publiques ou privées reconnues chargées de la gestion d’un secteur de la sécurité sociale et d’autre part des formalités sans rapport avec les secteurs de la sécurité sociale, mais sont directement liés aux obligations en tant qu’employeur. Ces formalités sont listées dans le document Déclaration des Prestations et Prix, qui fait partie intégrante de la convention d’affiliation.
Article 13 : Documents sociaux
PeoplePay établi les documents sociaux pour le compte du client. L’établissement des comptes individuels est géré par PeoplePay sur la base des données des calculs de paie. PeoplePay livre par voie électronique, sauf demande expresse, les bulletins des salaires individuels au client, qui les distribue lui-même à ses collaborateurs.
Article 13 bis : Mise à disposition électronique des documents
Pour le compte du client, les documents sont mis à disposition par voie électronique du client et, le cas échéant, du salarié du client. La fourniture électronique de documents par PeoplePay aux salariés du client n’a pas pour but d’éteindre les obligations légales du client.
Article 14 : Cadre juridique
PeoplePay propose au client des conseils oraux personnalisés dans le cadre de la mission de calcul du salaire et de gestion du personnel. Ce support vise en particulier à assister le client dans les aspects juridiques du calcul de la paie et de l’administration du personnel. En outre, le client peut, sur simple demande, également obtenir des extraits de textes juridiques, de conventions collectives de travail ou d’autres textes juridiques pertinents qui sont stockés dans la base de données juridique de PeoplePay. Ce service fait partie de la convention d’affiliation et est facturé selon les tarifs présentés ci-après. PeoplePay ne peut être tenu pour responsable du fait que ces informations ne sont pas complètes, ou qu’elles représentent des interprétations non confirmées ultérieurement par la jurisprudence. PeoplePay est tenu uniquement à une obligation de moyens quant aux conseils qu’il dispense et aux informations spécifiques qui sont communiquées au client.
Article 15 : Confidentialité des données
15.1. PeoplePay s’engage à traiter toutes les informations fournies par le client dans le cadre de l’exécution de cette convention dans la plus stricte confidentialité (GDPR). PeoplePay fournit la sécurité nécessaire pour assurer la confidentialité des données. En tant que sous-traitant de l’administration du personnel, PeoplePay est responsable du respect de la loi. PeoplePay prendra donc les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher le traitement non autorisé des données personnelles traitées. PeoplePay et le client désignent chacun une ou plusieurs personnes de contact. La demande et/ou la fourniture de données ne peut être effectuées que par ces personnes. PeoplePay se réfère plus spécifiquement à sa politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des conditions générales.
15.2. À moins que le client ne s’y oppose par écrit, les données des salariés peuvent être utilisées comme matériel de base pour d’autres finalités, par exemple à des fins d’étude et de recherche, dont les résultats peuvent être rendus disponibles. PeoplePay garantit que les données des salariés seront traitées de manière absolument non identifiable dans ce cas. Le client s’engage à informer ses salariés que leurs données sont en cours de traitement à des fins de paie et de gestion du personnel et à toutes fins d’étude et de recherche. En cas de saisie-arrêt, d’accord salarial ou d’ordonnance légale de l’autorité, les données peuvent également être utilisées à des fins qui ne sont pas inclues dans cette convention.
Article 16 : Comportement de PeoplePay à la résiliation du contrat de travail entre le client et son (ses) salarié(s)
Après la fin du contrat de travail entre le client et son salarié, PeoplePay prépare les documents sociaux, selon les obligations et délais légaux, et les remet par voie électronique au client. PeoplePay fournit également au client toutes les données administratives dont il a besoin pour poursuivre la mise en œuvre de ses formalités légales d’emploi.
Dispositions générales
Article 17 : Responsabilité de PeoplePay
17.1. Dans la mesure où PeoplePay a l’exclusivité de la mission, PeoplePay est réputé avoir contracté une obligation de moyens. PeoplePay n’est donc responsable que s’il est démontré qu’il n’a pas rempli ses obligations en raison d’une mauvaise gestion. Dans ce cas, le client peut récupérer les dommages qu’il a subis et prouvés auprès de PeoplePay. L’indemnisation sera limitée à ce qui est immédiatement et directement le résultat de la gestion erronée de PeoplePay. Le client ne peut prétendre à une indemnisation pour d’autres dommages qui résulteraient de la gestion erronée de PeoplePay, tels que les pertes financières d’intérêts ou d’investissements ou de bénéfices escomptés, les conséquences d’une grève, l’augmentation des frais généraux, etc. Si possible, PeoplePay corrigera l’erreur à réparer à ses frais. Dans ce cas, le client ne pourra prétendre à aucune indemnité. La responsabilité maximale de PeoplePay en vertu du contrat de collaboration ne dépassera pas le montant annuel payé par le client pour l’exécution des services exécutés par PeoplePay. Si le client souhaite exercer son éventuel droit à indemnisation, il doit le signaler dans les six mois suivant la survenue de l’erreur alléguée de PeoplePay, par lettre recommandée envoyée à l’adresse du siège social de PeoplePay. Cette disposition est stipulée sous peine de déchéance de ce droit. PeoplePay est libéré de ses obligations en cas de force majeure. Les cas de force majeure sont toujours considérés : incendie, problèmes techniques, panne informatique et toutes autres situations mettant gravement en danger le travail de PeoplePay.
17.2. PeoplePay se charge d’utiliser des systèmes de sécurité conformément aux évolutions technologiques. PeoplePay met tout en œuvre pour assurer la continuité du service. Cependant, PeoplePay se réserve le droit, le cas échéant, d’interrompre l’accès au service sans compensation pour une durée raisonnable de maintenance ou d’installation.
17.3. PeoplePay ne peut être tenu responsable des dommages qui résulteraient directement ou indirectement d’un dysfonctionnement de l’équipement du client ou des télécommunications de tiers, ou d’une interruption du service PeoplePay pour des raisons indépendantes de sa volonté.
Article 18 : Traitement des données personnelles
18.1. Le traitement des données à caractère personnel sera conforme au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46 / CE (ci-après : le règlement) et la loi du 30 juin 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après : la loi).
18.2. Dans le cadre de l’exécution des services de la convention de collaboration, le client transfère les données personnelles à PeoplePay. Le client demande explicitement à PeoplePay de traiter les données personnelles conformément aux dispositions énoncées ci-dessous. Le but du traitement des données personnelles est de pouvoir exécuter les services de la convention de collaboration, y compris :
▪ L’administration du personnel ;
▪ Calcul des salaires ;
▪ Déclaration de Dimona et DMFA ;
▪ Déclaration aux institutions non gouvernementales si cela est prévu dans une convention collective de travail ou en application des conditions prévues dans le contrat de travail de l’intéressé ou du règlement de travail ;
▪ Signaler les risques sociaux de chômage, de maladie ou d’accidents du travail ;
▪ Déclaration Belcotax ;
▪ Déclarations prévues par la loi ou la réglementation ou au niveau du secteur ;
▪ Détermination des droits du client en matière de quotas ;
▪ Vérifier le respect des réglementations sociales et fiscales ;
▪ Gestion des compétences et formation ;
▪ Gestion du développement personnel et évaluation des salariés ;
▪ Gestion des obligations du client en cas de saisie-cession sur salaire ;
▪ Fournir des services RH en matière de planification du travail ;
▪ Amélioration continue des services de PeoplePay ;
▪ Respecter la législation applicable en matière de protection des données ;
▪ Rapports de réclamation et traitement des réclamations ;
▪ Toutes les fins pour lesquelles PeoplePay a été explicitement demandé par écrit par le client comme convenu dans la convention de Collaboration ou dans un accord séparé.
18.3. Le traitement des données personnelles comprend les données personnelles des candidats actuels et anciens, des employés, des sous-traitants, des agents et d’autres salariés du client, ainsi que des personnes de contact désignées par le client. Les données personnelles concernent toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Cela comprend les données personnelles suivantes :
▪ Données permettant d’identifier la personne concernée, telles que nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national, adresse, situation familiale ;
▪ Informations financières de la personne concernée ;
▪ Numéros d’identification de la personne concernée à utiliser par le client dans le logiciel du client ou le logiciel des fournisseurs du client ;
▪ Coordonnées d’une personne de contact en cas d’urgence ;
▪ Des informations sur les conditions de travail et les droits de l’intéressé, tels que, entre autres, le type et les dispositions du contrat de travail, l’horaire de travail, la classification professionnelle, le grade, l’échelle des salaires, la rémunération ;
▪ Données sur les droits d’accès, les rôles et les responsabilités au sein de l’organisation du client ;
▪ Données de présence et d’absences ;
▪ Données sur les périodes de maladie et invalidité ;
▪ Toutes les catégories de données personnelles basées sur un accord écrit avec le client ;
▪ Photos, images, badges d’accès ;
▪ Images de la caméra, de l’appareil photo ;
▪ Données de track & trace ou de géolocalisation ;
▪ Données pour des régimes supplémentaires ;
▪ Données relatives aux actifs de l’entreprise tels qu’une voiture de fonction, un téléphone, un PC… ;
▪ Informations sur les avantages en nature ;
▪ Registres des mesures disciplinaires et des condamnations pénales ;
▪ Données sur les qualifications professionnelles et CV ;
▪ L’appartenance syndicale de l’intéressé ;
▪ Autres données nécessaires à l’accomplissement des obligations légales du client ;
18.4. Dans la mesure où PeoplePay reçoit des questions d’une personne concernée concernant des violations de données, une enquête d’audit ou toute autre demande, PeoplePay peut s’adresser directement à la personne responsable chez le client. PeoplePay coopérera et aidera le client à remplir son obligation de se conformer aux demandes d’une personne concernée exerçant ses droits.
18.5. PeoplePay ne transférera pas de données personnelles à un tiers, sauf si le client donne à PeoplePay des instructions explicites de le faire comme décrit dans la Convention d’affiliation ou si le transfert est nécessaire pour le traitement des données personnelles par des sous-traitants agréés conformément aux instructions du client.
18.6. PeoplePay garantit que le personnel agissant sous son autorité est habilité à traiter les données personnelles et s’engage à garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles conformément aux présentes conditions générales. PeoplePay informera son personnel ayant accès aux données personnelles des exigences applicables et s’assurera qu’il se conforme à ces exigences en vertu d’obligations légales ou contractuelles.
18.7. PeoplePay tient à jour une liste des catégories de personnes (internes et externes) ayant accès aux données personnelles et tient cette liste à la disposition de l’autorité de contrôle compétente.
18.8. Dès que la Convention d’affiliation est résiliée et après l’expiration des délais légaux de conservation des données, PeoplePay supprimera ou du moins rendra anonymes toutes les données personnelles présentes sur son système (à l’exception des archives). Tant que les périodes de conservation réglementaires sur la tenue de registres courent après la résiliation ou l’expiration de la convention, PeoplePay est autorisé (obligé) à conserver ces informations, et ce de manière sécurisée.
18.9. Le client accepte que PeoplePay puisse transmettre des données personnelles à des sous-traitants tiers aux fins de ses services. PeoplePay informera au préalable le client de tous les sous-traitants qui traiteront les données personnelles dans le cadre de l’exécution des services et fournira un mécanisme pour informer le client de toute modification des sous-traitants. Le sous-traitant ne sera autorisé à traiter que les données personnelles que PeoplePay a confiées et n’utilisera pas ces données personnelles à d’autres fins. PeoplePay reste responsable du respect des obligations au titre des présentes Conditions Générales par un sous-traitant agissant en son nom. En signant la convention de collaboration, le client autorise l’utilisation des sous-traitants, une liste que le client peut demander à PeoplePay. PeoplePay conclura un accord écrit avec chaque sous-traitant avec des obligations qui ne sont pas moins protectrices que celles contenues dans les présentes conditions générales, y compris les clauses contractuelles types le cas échéant. Les clauses contractuelles sur la protection des données adoptées conformément au règlement prévaudront toujours sur les autres clauses contractuelles types.
18.10. PeoplePay a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles. À la demande du client, PeoplePay fournira un aperçu des mesures techniques et organisationnelles prises par PeoplePay pendant la durée de la convention.
18.11. PeoplePay a nommé un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO peut être contacté via l’adresse électronique suivante : dpo@peoplepay.be ou à l’adresse Drève Richelle 161 / 25 – 1410 Waterloo
18.12. PeoplePay s’engage à ne communiquer à aucun moment les données personnelles pertinentes à des tiers en dehors de l’Union européenne à la demande expresse et écrite du client.
18.13. En cas de fuite de données et quelle qu’en soit la cause, PeoplePay en informera immédiatement le client. PeoplePay et le client acceptent de coopérer pleinement à une telle enquête et de s’entraider pour se conformer aux procédures de signalement de violation de données applicables.
18.14. Lorsque le client est tenu de mener une analyse d’impact sur la protection des données, PeoplePay fournira une coopération et une assistance pour permettre au client de remplir ses obligations à cet égard.
18.15. En tant que responsable du traitement, le client garantit la légalité du traitement des données personnelles dans le cadre du contrat de connexion. Le client déclare expressément que, lorsqu’il fournit des données personnelles à PeoplePay pour traitement: (1) le client a correctement informé les personnes concernées de leurs droits et obligations, et en particulier de la possibilité que PeoplePay traite des données personnelles au profit du client et conformément aux instructions du client, (2) le client respecte les lois applicables en matière de protection des données en fournissant ces données personnelles, (3) le client prendra toutes les mesures raisonnables pour maintenir les données personnelles à jour afin que le client s’assure que les données sont complètes et correctes au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées. Le client mettra en œuvre et maintiendra les mesures de protection des données techniques et organisationnelles requises
18.16. PeoplePay informera immédiatement le client (1) si PeoplePay ou l’un de ses sous-traitants reçoit une question – une assignation ou une demande d’inspection ou d’audit d’une autorité gouvernementale compétente en rapport avec le traitement des données personnelles et (2) si PeoplePay ou l’un de ses sous-traitants reçoivent des instructions qui enfreignent la législation sur la protection des données et / ou la mise en œuvre de la Convention de Collaboration.
18.17. À la demande du client, PeoplePay fournira toutes les informations nécessaires pour prouver le respect des obligations du client en vertu de la loi sur la protection des données.
18.18. Toute personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : 1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35, https://www.autoriteprotectiondonnees.be, téléphone : 02 / 274.48.00, Mail : contact@apd-gba.be.
Article 19 : Facturation des frais de gestion et de dossier
Les frais de gestion et d’administration ainsi que la TVA due sont facturés par PeoplePay et sont payables au comptant sans escompte. En cas de non-paiement, à compter de la date d’échéance, des intérêts moratoires sont dus de plein droit et sans mise en demeure au taux de 1% par mois, calculés sur le montant des frais de gestion en retard et de la TVA, en application de l’article et 1226 et 1229 du Code civil. Tous les frais administratifs et frais de recouvrement amiable encourus par PeoplePay pour recouvrer les frais de gestion en souffrance et tout autre dommage subi par PeoplePay du fait du défaut, seront intégralement facturés au client à partir du 30e jour après la date de facturation, avec un minimum de 10% des frais de gestion en souffrance et TVA ou 100 €, selon le montant le plus élevé. Cela vaut également en application des articles en 1226 et 1229 du code civil. Si le client ne paie pas les frais de gestion et la TVA, PeoplePay a le droit, après notification écrite, de suspendre tous les travaux ultérieurs pour le client jusqu’au 14e jour suivant le paiement de ceux-ci. En cas de non-paiement répété, PeoplePay peut résilier le contrat de plein droit et sans préavis aux frais du client. PeoplePay informera le client par écrit de la date à partir de laquelle cet accord est considéré comme dissous. Dans ce cas, des frais de résiliation égaux aux frais de résiliation en cas de résiliation unilatérale sans délai de préavis seront dus (voir article 20 des présentes conditions générales). Toutes les conséquences liées à la suspension ou à l’annulation du client sur la base des dispositions du présent article sont à la charge du client et relèvent de sa responsabilité. Les frais de gestion restent dus pendant la suspension.
Article 20 : Durée de l’accord
La Convention d’affiliation est conclue pour une durée de trois années civiles, prolongées de la période comprise entre la signature de la convention et la fin de l’année en cours. Par la suite, il sera renouvelé tacitement à chaque année pour une durée d’un an, sauf résiliation conformément à l’article 21 des présentes Conditions Générales.
Article 21 : Résiliation de la Convention d’affiliation
21.1. Chacune des parties de la Convention d’affiliation peut mettre fin à cette convention par lettre recommandée au plus tard 6 mois avant la fin de l’année en cours. Dans ce cas, les obligations des deux parties prendront fin le dernier jour de l’année au cours duquel la lettre de résiliation a été envoyée. Après l’année au cours duquel la résiliation a été effectuée, PeoplePay peut encore effectuer des activités liées à l’année précédente en vue de clôturer cette période, à condition que le client fournisse à PeoplePay les informations nécessaires pour le faire.
21.2. PeoplePay peut modifier unilatéralement les dispositions de la Convention d’affiliation. Le client en sera immédiatement informé par écrit. Après réception de ce courrier, le client dispose d’un délai de 30 jours pour résilier la Convention d’affiliation par lettre recommandée. Le cas échéant, le contrat prend fin le dernier jour de l’année en cours de laquelle la modification a lieu.
21.3. Les deux parties peuvent résilier unilatéralement le contrat en cas de manquements graves de la part de l’autre partie. Dans ce cas, l’une des parties en informera l’autre par lettre recommandée. L’accord est automatiquement résilié par le décès, l’insolvabilité apparente, la dissolution ou la faillite de l’une des parties à l’accord. En cas d’insolvabilité apparente ou de faillite du client, le contrat prend fin de plein droit lorsque les paiements à PeoplePay sont interrompus. En cas de résiliation unilatérale anticipée ou unilatérale sans respect du délai de préavis d’un mois, la partie résiliant ainsi le contrat devra à l’autre partie une commission égale aux frais de gestion pendant un mois.
Article 22 : Règlement des différends
22.1. L’accord sera exécuté de bonne foi par les deux parties. Tous les litiges liés à la mise en œuvre de l’accord seront réglés à l’amiable par les parties.
22.2. Tout différend relatif à la conclusion, la validité, ou l’exécution des présentes conditions générales sera régi par le droit belge et devra être soumis à la seule compétence des Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Charleroi.